Neue Telefon-KI im Rathaus

(Aus dem Rathaus 20.09.25) Nach der diesjährigen Kerwe setzt das Rathaus auf innovative Technik: Eine neu entwickelte Telefon-KI soll künftig dafür sorgen, dass Anrufe noch besser koordiniert werden und Bürger ihre Anliegen schneller platzieren können – auch dann, wenn gerade niemand persönlich erreichbar ist.

Die KI übernimmt automatisch das Gespräch, sobald der angerufene Mitarbeiter nicht erreichbar ist oder wenn das Telefon auf die Zentrale umgeschaltet wurde, dort aber ebenfalls niemand den Anruf entgegennimmt.

Gleich zu Beginn stellt sich das System als digitale Assistentin vor, begrüßt den Anrufer und fragt nach dem Grund des Anrufs. Anschließend versucht sie, den Anruf direkt an die zuständige Person oder Abteilung weiterzuleiten.

Sollte auch das nicht möglich sein, bietet die KI an, eine Nachricht per E-Mail zu versenden. Diese enthält den Namen des Anrufers (sofern angegeben), den Grund des Anrufs und die Rückrufnummer. Die Nachricht wird automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet, damit ein Rückruf zeitnah erfolgen kann.

Mit der Einführung der neuen Telefon-KI wird die Erreichbarkeit des Rathauses deutlich verbessert. Verpasste Anrufe werden reduziert, und gleichzeitig entsteht eine klare Struktur, durch die Anliegen schneller und effizienter bearbeitet werden können.

Ein besonderes Augenmerk wurde auf den Datenschutz gelegt. Alle übermittelten Informationen werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung des Anliegens gespeichert und weitergeleitet. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung von Gesprächsinhalten, und sämtliche Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Dadurch bleibt die Vertraulichkeit der Bürgeranliegen jederzeit gewahrt.

Die neue Technik wurde übrigens direkt im Rathaus entwickelt. Omar Ahmet, ein junger Mitarbeiter mit großem technischem Sachverstand, hat die KI nicht nur programmiert, sondern ihr auch eine freundliche Ausstrahlung verliehen. Die Entwicklung hat einige Zeit nach Feierabend in Anspruch genommen, doch es hat sich gelohnt.

„Innovativ, zuverlässig und bürgernah – genau so sollte moderne Verwaltung aussehen“, lobt Bürgermeister Joachim Förster. „Dank Omar Ahmets Engagement haben wir eine Lösung geschaffen, die technisch auf dem neuesten Stand ist und gleichzeitig den persönlichen Kontakt nicht ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt.“

Nach der Kerwe übernimmt die freundliche KI den Telefondienst. Für Bürger bedeutet das: Egal ob bei hohem Anrufaufkommen oder außerhalb der Servicezeiten – kein Anliegen geht verloren und wird zuverlässig weitergeleitet.