Buchhaltung – was steckt dahinter und was man beachten sollte

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Kleiner Leitfaden und Wichtiges über die Buchhaltung

Buchhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen ein notwendiger, aber oft ungeliebter Teil des Alltags. Sie dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern ist auch ein unverzichtbares Werkzeug, um den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu behalten. Natürlich ist die Buchhaltung weit mehr als das, was in einem kurzen Artikel dargestellt werden kann. Dieser Beitrag soll lediglich einen ersten Überblick über die wichtigsten Grundlagen der Rechnungslegung in KMU geben. Wer tiefer ins Thema einsteigen möchte, findet zahlreiche weiterführende Informationen im Internet oder kann sich direkt an ein Steuerbüro oder einen Steuerberater wenden. Ein informativen Leitfaden gibt es beispielweise hier: https://buchhaltungs-leitfaden.de/

Rechtliche Grundlagen für KMU

Die Buchhaltung in Deutschland ist klar geregelt. Maßgeblich sind vor allem das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung. Welche Pflichten ein Unternehmen erfüllen muss, hängt von seiner Rechtsform und Größe ab. Während Kapitalgesellschaften zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können viele Einzelunternehmer und kleinere Personengesellschaften vereinfachte Regeln anwenden. Eine kompakte Übersicht zu den gesetzlichen Vorgaben bietet das HGB unter dieser Adresse: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung

Eine zentrale Frage lautet: Reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder ist die doppelte Buchführung Pflicht? Die EÜR ist vor allem bei kleineren Betrieben beliebt, da sie übersichtlich ist und sich am tatsächlichen Zahlungsfluss orientiert. Die doppelte Buchführung erfasst dagegen systematisch alle Geschäftsvorfälle und endet mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Welche Methode zulässig ist, richtet sich unter anderem nach Umsatz, Gewinn und Rechtsform.

Geringwertige Wirtschaftsgüter und die GWG-Grenze

Ein wichtiges Thema in der Buchhaltung von KMU sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Dabei handelt es sich um bewegliche, selbstständig nutzbare Gegenstände des Anlagevermögens, wie Bürostühle, Werkzeuge oder kleinere Elektrogeräte. In Deutschland liegt die GWG-Grenze bei 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer). Anschaffungen bis zu diesem Betrag können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgeschrieben werden. Mehr Informationen zur GWG-Grenze finden Sie hier: https://buchhaltungs-leitfaden.de/blog/gwg-grenze

Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt § 15a UStG (siehe beispielweise https://buchhaltungs-leitfaden.de/blog/15a-ustg), nach dem Unternehmer die Vorsteuer für GWG sofort geltend machen können, sofern der Nettowert unterhalb der GWG-Grenze liegt und die Anschaffung für das Unternehmen erfolgt, alternativ besteht die Möglichkeit, Güter mit Anschaffungskosten zwischen 250 und 1.000 Euro netto in einem Sammelposten zusammenzufassen und über fünf Jahre gleichmäßig abzuschreiben, wobei eine einheitliche Handhabung innerhalb des Wirtschaftsjahres wichtig ist, um Fehler bei der steuerlichen Behandlung zu vermeiden.

Was zur ordnungsgemäßen Buchhaltung gehört

Zur Buchhaltung zählen nicht nur das Erfassen von Rechnungen, sondern auch die Anlagenbuchhaltung, die Lohnabrechnung und am Jahresende der Abschluss oder die EÜR. Eine besondere Rolle spielen dabei die GoBD, die Regeln für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Unterlagen festlegen. Sie gelten insbesondere bei digitaler Buchhaltung und verlangen eine lückenlose und nachvollziehbare Belegführung. Informationen dazu stellt das Bundeszentralamt für Steuern bereit.

Typische Aufgaben im Überblick

Bereich	Inhalt	Turnus
Laufende Buchführung	Einnahmen und Ausgaben erfassen	monatlich
Umsatzsteuermeldungen	Voranmeldungen und Jahreserklärung	regelmäßig
Anlagenbuchhaltung	Abschreibungen und Anlagevermögen	laufend
Jahresabschluss / EÜR	Ermittlung des Jahresergebnisses	jährlich

Digitale Buchhaltung im Alltag

Viele KMU arbeiten inzwischen mit digitaler Buchhaltungssoftware. Belege werden eingescannt oder direkt elektronisch empfangen, Buchungen automatisiert verarbeitet. Das spart Zeit und reduziert Fehler, setzt aber voraus, dass die eingesetzten Systeme GoBD-konform sind. Auch bei digitaler Buchführung bleibt die Verantwortung beim Unternehmer.

Häufige Fehler und Stolpersteine

In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Probleme: fehlende oder nicht ordnungsgemäß archivierte Belege, unterbrochene Belegketten entgegen der GoBD, eine nicht korrekt durchgeführte Inventur oder das Versäumen wichtiger Fristen. Solche Fehler fallen oft erst bei einer Betriebsprüfung auf und können dann teuer werden.

Unterstützung von außen

Gerade kleinere Betriebe profitieren häufig von der Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Sie helfen bei der Einrichtung der Buchhaltung, prüfen Abschlüsse und behalten Fristen im Blick. Auch wenn vieles intern erledigt wird, sorgt fachliche Unterstützung für Sicherheit und entlastet im Tagesgeschäft.